Guia pràctica per a gestories sobre Veri*Factu

El sistema Veri*Factu és una de les principals novetats legals que afecten les empreses espanyoles en matèria de facturació. Pensat per garantir la integritat i traçabilitat de les factures, obliga a utilitzar programes homologats que enviïn informació a l’Agència Tributària de manera segura i fiable. Per a les gestories, entendre com funciona i com adaptar-s’hi és imprescindible, ja que els seus clients confiaran en elles per complir amb la normativa sense complicacions. En aquesta guia aprofundirem en els requisits de Veri*Factu, els beneficis que ofereix i els passos que cal seguir per implementar-lo amb èxit.

1. Què és Veri*Factu i per què s’ha creat?

Veri*Factu és un sistema desenvolupat per l’Agència Tributària espanyola per assegurar que totes les factures emeses per les empreses siguin íntegres, inalterables i traçables. El seu objectiu és prevenir l’ocultació d’ingressos i reduir el frau fiscal. Els programes de facturació han de generar fitxers amb un format específic i enviar-los de forma automàtica a l’Administració. Això no només incrementa la transparència, sinó que simplifica les inspeccions i facilita la gestió documental. Per a una gestoria, conèixer aquests requisits és essencial per assessorar correctament els seus clients i evitar sancions.

2. Requisits tècnics dels programes Veri*Factu

Per complir amb Veri*Factu, el programari de facturació ha d’incorporar mecanismes de seguretat que impedeixin la manipulació dels registres. Cada factura ha de generar un fitxer amb una empremta digital única, signat i enviat telemàticament. A més, el sistema ha de permetre l’enviament simultani d’informació a l’Agència Tributària i al receptor de la factura, garantint la transparència de tot el procés. També es requereix un registre d’esdeveniments que documenti qualsevol acció feta sobre les dades. Les gestories han de verificar que els programes que utilitzen o recomanen als seus clients estiguin degudament homologats i actualitzats.

3. Avantatges de l’adopció de Veri*Factu

Tot i que pot semblar una obligació més, Veri*Factu ofereix beneficis tangibles. En primer lloc, proporciona un major control sobre la facturació, reduint la possibilitat d’errors i duplicacions. En segon lloc, facilita la preparació de declaracions fiscals, ja que la informació està centralitzada i validada. A llarg termini, contribueix a una gestió més transparent i a una relació de confiança amb l’Administració. Les gestories que s’anticipen a la normativa i ofereixen solucions basades en Veri*Factu poden posicionar-se com a referents en compliment legal, generant un valor afegit per als seus clients.

4. Passos per implementar Veri*Factu a la gestoria

El procés d’adaptació comença amb l’elecció d’un programari compatible. És recomanable analitzar diverses opcions i considerar aspectes com el suport tècnic, la facilitat d’ús i la integració amb altres eines. Un cop triada l’eina, cal configurar-la correctament: definir els certificats digitals, establir els camps obligatoris de les factures i assegurar-se que la comunicació amb l’Agència Tributària funciona sense errors. També és important elaborar un protocol intern per gestionar incidències i garantir còpies de seguretat. En molts casos, és útil realitzar una prova pilot amb un grup reduït de clients abans de desplegar el sistema a tota la cartera.

5. Formació i sensibilització dels clients

Un dels reptes més grans per a les gestories és aconseguir que els clients entenguin i acceptin els canvis que suposa Veri*Factu. Cal organitzar sessions de formació i proporcionar materials clars que expliquin com utilitzar el nou programari, com es generen les factures i què passa si es produeix un error. La sensibilització també passa per destacar els avantatges: menys càrrega administrativa, menys risc de sancions i una major confiança en la informació comptable. Les gestories que ofereixen suport continu i responen ràpidament a les consultes aconsegueixen una transició molt més suau.

6. Errors habituals i com evitar-los

Durant l’implementació de Veri*Factu poden sorgir diversos problemes. Un dels més comuns és no verificar que el programari estigui correctament actualitzat amb les darreres especificacions tècniques. També es produeixen errors en l’enviament de fitxers per manca de certificats vàlids o per connexions inestables. A nivell organitzatiu, algunes empreses obliden formar adequadament el personal, cosa que deriva en factures mal emeses. Per evitar aquests errors, és crucial mantenir un calendari d’actualitzacions, disposar d’un servei tècnic fiable i establir procediments interns de revisió abans d’enviar la informació a l’Agència Tributària.

7. Veri*Factu i la transformació digital de les gestories

Adaptar-se a Veri*Factu no només és complir una normativa, sinó una oportunitat per impulsar la digitalització de la gestoria. Els processos automatitzats i la integració amb altres eines permeten oferir serveis més àgils i orientats al valor. Per exemple, es poden generar informes en temps real, implementar portals per a clients o connectar el sistema amb plataformes de banca en línia. Aquest enfocament incrementa la fidelització i atrau clients que busquen assessors moderns i proactius. A més, les gestories digitalitzades estan millor preparades per adaptar-se a futures normatives sense grans esforços addicionals.

8. Cas pràctic: implantació gradual

Imaginem una gestoria amb cinquanta clients que decideix implementar Veri*Factu. El primer pas és identificar els clients amb major volum de facturació i oferir-los una migració pilot. Durant aquesta fase es detecten possibles incidències i s’ajusten els processos. Un cop validat el funcionament, la gestoria programa sessions de formació agrupades i facilita vídeos explicatius. Al cap de tres mesos, tots els clients utilitzen el nou sistema i s’han reduït un 30% els temps dedicats a tasques de verificació. Aquest cas demostra que una implantació gradual, acompanyada de suport constant, garanteix l’èxit del projecte.

9. Recomanacions finals

Per afrontar Veri*Factu amb garanties, és recomanable mantenir una comunicació fluida amb els proveïdors tecnològics i amb l’Agència Tributària. Participar en webinars, llegir les actualitzacions oficials i formar part de comunitats professionals ajuda a estar al dia de possibles canvis. No oblidis revisar periòdicament la configuració del programari i realitzar còpies de seguretat automàtiques. I, si és possible, treballa amb partners tecnològics que entenguin les necessitats específiques de les gestories i puguin oferir solucions a mida.

Conclusió

Veri*Factu representa un repte per a moltes gestories, però també una oportunitat per professionalitzar encara més el sector. Amb la preparació adequada, la formació de l’equip i les eines correctes, és possible convertir aquesta obligació en un avantatge competitiu. Les gestories que abracin la digitalització i incorporin Veri*Factu de manera proactiva demostraran als seus clients que estan compromeses amb la transparència i l’eficiència. A JCT Agency oferim solucions tecnològiques que simplifiquen aquest procés i t’ajudem a fer el pas cap a una gestió més moderna i segura.